Comment choisir son locataire : 9 Étapes à suivre pour se protéger au maximum en tant que propriétaire bailleur

Comment choisir son locataire : 9 Étapes à suivre pour se protéger au maximum en tant que propriétaire bailleur

En immobilier, la gestion locative répond à des règles strictes du point de vu de la réglementation. Le propriétaire bailleur et le locataire doivent se plier à un certain nombre d’obligations.

Le bail permet de contractualiser la relation existant entre le bailleur et le locataire. Il contient toutes les informations et modalités formalisant cette relation et énonce les droits et obligations du locataire ainsi que ceux du propriétaire.

Au-delà des obligations, le locataire, pour espérer obtenir l’accord du bailleur pour occuper le logement, doit fournir un certain nombre de documents attestant notamment de sa solvabilité.

C’est sur la base de ces documents que le propriétaire évaluera le dossier du locataire et qu’il fera en partie son choix.

Dans cet article, nous allons voir comment choisir son locataire sur la base des documents qu’il doit vous fournir en tant que propriétaire bailleur, ceux-ci reflétant le sérieux du locataire candidat.

En effet, lorsqu’on sélectionne un locataire, on peut estimer que le choix se fait à hauteur de 80% via l’analyse des documents du dossier et 20% seulement pour le côté relationnel. L’idéal étant de débusquer des locataires avec un excellent dossier et un très bon relationnel !

En France, la législation est clairement du côté des locataires, contrairement aux pays Anglo-saxons comme les Etats-Unis ou l’Australie pour lesquels la loi penche en faveur du propriétaire : en France, comptez 12 à 24 mois pour expulser un locataire en cas d’impayé de loyer. En Australie ou aux Etats-Unis, comptez 15 jours maximum !

Ainsi, en tant que propriétaire d’un bien loué en France, mieux vaut prendre toutes les précautions de pour limiter au maximum le risque d’impayé de loyer.

Dans cet article, je vous présente les pièces à fournir par le locataire permettent au propriétaire de connaitre son identité et de s’assurer de sa solvabilité.

Vous trouverez également tous mes trucs et astuces pour vous protéger au maximum et éviter les locataires indésirables.

Etape 1 : Bien définir son locataire type 

Avant de commencer à faire des visites, il est important de cibler dès le départ votre locataire type afin de mettre en place une grille de critères de sélection correspond au type recherché.

Le type de locataire recherché dépendra en grand partie de la typologie de bien et du quartier. Par exemple, un studio proche d’une université ciblera clairement les étudiants et un appartement F3 proche d’une grande zone d’activités commerciales ou de services ciblera davantage un couple ou une famille.

Voici quelques typologies de locataire :

  • Etudiant
  • Jeune travailleur
  • Couple
  • Ménage avec un enfant
  • Retraité couple ou seul
  • Personne handicapée
  • Etranger

Ainsi, dans le cas d’un étudiant, les parents se portent souvent caution, ce qui permet d’avoir 2 garants sur le bail.

Dans le cas d’un jeune travailleur, c’est davantage la règle du tiers qui sera utilisé, c’est-à-dire que son salaire doit couvrir 3 fois le montant du loyer. Par exemple, pour un loyer de 500 euros, le locataire doit gagner au minimum 1500 euros par mois. Respectez cette règle du tiers permet de vous assurer que le locataire a les moyens de régler le loyer sans se priver à côté, et réduit le risque d’impayé de loyer.

Imaginons qu’une personne gagnant 1200 euro par mois se porte candidate pour un appartement dont le loyer est à 600 euros. Dans ce cas, son salaire couvre seulement 2 fois la valeur du loyer, ce qui implique un reste à vivre de 600 euros pour le mois, somme qui peut s’avérer insuffisante et qui peut laisser le locataire dans le besoin en cas de pépin donc un risque accru d’impayé de loyer.

Etape 2 : Constituer le dossier locataire en collectant les pièces à fournir par le locataire au propriétaire bailleur

La liste des documents qu’un propriétaire peut demander à un locataire est établie dans le cadre de la loi ALUR. Ainsi, il n’est pas autorisé de demander d’autres pièces que celles prévues par le décret du 5 novembre 2015 et reprises dans le présent article.

  1. Les documents à demander quel que soit le type de locataire :
    • Pièce d’identité : carte d’identité recto-verso ou passeport
    • Attestation d’assurance multirisque habitation valable 1 an avec nom du locataire et adresse complète du logement (qu’il vous remettra dès qu’il a fait la démarche, théoriquement le jour de la remise des clefs au plus tard)
    • Le Relevé d’Identité Bancaire (RIB)
    • Dernier relevé CAF le cas échéant
    • Justificatif de domicile du locataire de moins de 3 mois (facture électricité ou eau)
    • Les 3 dernières quittances de loyer du précédent logement OU dernier avis de taxe foncière OU attestation d’hébergement avec justificatif de domicile de l’hébergeur
  2. Pour les salariés :
    • Contrat de travail
    • Attestation de l’employeur de moins d’un mois avec tampon de l’entreprise
    • 3 dernières fiches de salaire
    • Dernier avis d’imposition
  3. Pour les professions libérales, les commerçant, les artisans ou les chefs d’entreprises :
    • Justificatif de revenus
    • Attestation d’expert-comptable des revenus sur les 2 derniers exercices
    • Dernier avis d’imposition
    • Le certificat d’identification de l’Insee (travailleur indépendant)
    • Un extrait D1 original du registre des métiers de moins de 3 mois (artisan)
    • Un extrait K ou K bis du registre du commerce et des sociétés de moins de 3 mois (entreprises commerciale)
    • Toute pièce récente attestant de l’activité professionnelle (autres cas)
  4. Pour les retraités
    • Dernier avis d’imposition
    • Les 3 derniers bulletins de pension de retraite
  5. Les documents pour les étudiants :
    • La carte d’étudiant ou le certificat de scolarité,
    • Le(s) document(s) de caution : le(s) document(s) complété(s) et signé(s) du ou des garants
    • L’ensemble des documents relatifs au(x) garant(s) (voir Etape 3 suivante)
    • Dernier avis d’imposition ou attestations sur l’honneur de rattachement au foyer fiscal faites par les parents et le locataire
    • Justificatif de versement des indemnités de stage (le cas échéant)
    • Avis d’attribution de bourse (étudiant boursier)
  6. Les documents spécifiques supplémentaires pour les locataires étrangers :
    • Carte de séjour
    • Carte de résident
    • Carte de ressortissant d’un État membre de l’EEE (Espace Economique Européen)
  7. Puis-je demander le relevé de compte bancaire au locataire ?

Autrefois pratiquée, la demande du relevé de compte est aujourd’hui interdite.

Vous n’avez pas le droit non plus de demander une attestation de bonne tenue de compte bancaire.

En complément, vous trouverez ici la liste des documents que le propriétaire n’a pas le droit de demander au locataire.

Etape 3 : Collecter les documents à fournir par le ou les garant(s) du locataire

  • Pièces d’identité : carte d’identité recto-verso ou passeport
  • Le Relevé d’Identité Bancaire (RIB)
  • Le contrat de travail des garants
  • Les 3 derniers bulletins de salaire des garants
  • Justificatif de domicile de moins de 3 mois (facture électricité ou eau)
  • Attestation de l’employeur de mois d’un mois avec tampon de l’entreprise
  • Dernier avis d’imposition
  • L’engagement de cautionnement à compléter à la main sans rature et avec signature du ou des garant(s)
  • Les 3 dernières quittances de loyer ou la dernière taxe foncière
  • Pour les garants en profession libérale, les commerçant, les artisans ou les chefs d’entreprises :
    • Le certificat d’identification de l’Insee (travailleur indépendant)
    • Un extrait D1 original du registre des métiers de moins de 3 mois (artisan)
    • Un extrait K ou K bis du registre du commerce et des sociétés de moins de 3 mois (entreprises commerciale),
    • Toute pièce récente attestant de l’activité professionnelle (autres cas),
  • Pour les garants retraités : les 3 derniers bulletins de pension de retraite

A noter qu’en l’absence de garant, les locataires peuvent faire appel au dispositif de cautionnement VISALE

Etape 4 : Opter ou non pour une assurance loyer impayé

La mise en location dans le cadre d’un investissement locatif expose le propriétaire à divers risques, notamment celui d’un impayé de loyer.

Hors nous l’avons vu, en France, la législation a été conçue pour protéger les locataires.

En conséquence, une situation d’impayé de loyers peut se prolonger pendant plusieurs mois, voire même plusieurs années sans qu’il soit possible d’expulser le locataire en place.

Cette situation terrifiante intervient dans une minorité de cas de mises en location mais représente tout de même un risque bien réel.

Elle peut s’avérer très problématique pour le propriétaire qui se retrouve obliger d’engager des procédures, sans compter le manque à gagner et les difficultés parfois conséquentes pour le remboursement du prêt immobilier en cours.

Une sélection minutieuse des locataires n’est malheureusement pas la solution miracle, même si elle contribue à diminuer le risque.

Ainsi, l’assurance loyers impayés (ou Garantie Loyers Impayés) constitue une solution intéressante pour éliminer le risque d’impayé de loyer.

Cette assurance permet donc, comme son nom l’indique, de sécuriser les revenus du propriétaire bailleur issus de la location.

Comment choisir son locataire dans le cadre d’un dispositif d’assurance loyer impayé : puis-je choisir n’importe quel locataire ?

Pour qu’un candidat locataire puisse être éligible dans le cadre du contrat d’assurance loyer impayé du propriétaire, les assureurs imposent des critères très précis.

En fonction des prestations proposées par le contrat, les critères varient. Plus la prestation sera complète, plus les critères de sélection des locataires seront contraignants.

Ainsi, la première chose à faire est de vous référer aux critères stipulés dans votre contrat d’assurance.

En générale, les documents exigés par l’assureur sont les suivants :

  • Une photocopie de la pièce d’identité (passeport ou de la carte d’identité recto-verso) pour chaque locataire ou de la carte de séjour d’une validité supérieur à 6 mois au jour de la signature du bail
  • Le contrat de bail conforme loi ALUR comprenant une clause résolutoire de plein droit et une clause de solidarité, paraphé sur toutes les pages et signé par toutes les parties du contrat
  • Une attestation d’assurance multirisque habitation (incendie, dégâts des eaux …) souscrite par le locataire, correspondant au bien en question
  • L’Etat des Lieux d’entrée, paraphé, daté et signé par toutes les parties du contrat

En cas de sinistre, l’absence de l’un de ces documents peut entrainer la nullité du contrat.

Ensuite, différents documents seront demandés par l’assureur en fonction du type de locataire (étudiant, salarié, commerçant, retraité …)

Parmi les plus courant, on retrouve :

  • Les trois derniers bulletins de salaires précédents la date de signature du bail
  • Le contrat de travail en CDI
  • Une attestation d’emploi récente, établie par l’employeur et précisant que le locataire est bien en poste.

Ainsi, si vous optez pour une assurance loyer impayé, avant de sélectionner un locataire, veillez à vous assurer de son éligibilité et n’hésitez pas à contacter votre assureur pour vous en assurer !

De nombreuse offre sur le marché

Aujourd’hui, de nombreux cabinet d’assurance propose une gamme d’assurance loyer impayé.

Certains assureurs proposent également une assurance protection juridique qui permet au propriétaire bailleur de bénéficier d’un accompagnement de l’assureur en cas de conflit avec un locataire ou une entreprise de rénovation par exemple.

L’assurance protection juridique permet la prise en charge des frais de conciliation (sans procès) et / ou de procédure judiciaire (avec procès), mais celle-ci est toujours plafonnée. Selon le type de contrat, les frais pris en compte peuvent être les honoraires d’avocat, les coûts de procès-verbaux des forces de l’ordre, les constats d’huissier … dans la limite définie par le contrat, pouvant aller généralement de 15 000 à plus de 30 000 euros

Sachez qu’il y a en général 3 mois de carence avant la prise en charge du loyer par l’assurance en cas d’impayé.

Puis-je cumuler une Assurance Loyer Impayé et un engagement de cautionnement (Garant) ?

La règlementation ne permet pas de cumuler les deux dispositifs sauf si le locataire est un étudiant ou un apprenti (art. 22-1 de la loi du 6 juillet 1989).

Si vous avez déjà un ou plusieurs garants, vous ne pouvez donc pas souscrire à une assurance loyer impayé.

Etape 5 : Dossier scanné, photocopie papier ou document original ?

A l’heure d’internet, la récupération des pièces à fournir par e-mail facilite grandement la tâche du propriétaire et du locataire. L’avantage est une grande réactivité de l’envoi par e-mail en comparaison à la réception d’un dossier papier qui nécessite un envoi par courrier ou un déplacement physique pour une remise en main propre.

A l’heure d’internet, la récupération des pièces à fournir par e-mail facilite grandement la tâche du propriétaire et du locataire. L’avantage est une grande réactivité de l’envoi par e-mail en comparaison à la réception d’un dossier papier qui nécessite un envoi par courrier ou un déplacement physique pour une remise en main propre.

Qui plus est, vous ferez économiser du papier au locataire tout en faisant une bonne action pour l’environnement.

Bien entendu, vous pouvez très bien demander un dossier scanné par e-mail et un complément de dossier en photocopie le jour de la signature du bail dans le cas de document(s) manquant(s).

Le seul document original exigible est la caution manuscrite qui doit en effet impérativement être rédigée et signée à la main pour faire valoir sa validité. Pour ce document, vous récupérez l’originale et le locataire garde une photocopie ou un scan.

Etape 6 : Attention aux faux documents !

Certains candidats locataires peu scrupuleux, pour faciliter leur accès à un appartement, n’hésitent pas à falsifier des documents de type contrat de travail ou bulletin de salaire pour gonfler artificiellement leur capacité financière.

Mais alors, comment choisir son locataire sans se faire arnaquer etcomment démaquer ses candidats locataires indésirables ?

Mon premier conseil sera de questionner le locataire sur son métier, afin de s’assurer qu’il est bien celui qui est indiquer sur les fiches de paie. Toute hésitation ou réponse incohérente devra éveiller votre méfiance !

Ensuite, vous pouvez tout à fait appeler son employeur, il vous suffit pour cela de trouver les coordonnées de l’entreprise indiquée sur le bulletin de salaire ou le contrat de travail.

Si vous optez pour cette option, je vous conseille de prévenir le locataire de la démarche de vérification auprès de son employeur car le locataire pourrait très bien se vexer ou s’offusquer si vous ne le prévenez pas. N’oublions pas que la grande majorité des locataires est honnête et que la démarche doit se faire dans le plus grand respect, uniquement dans l’optique de vous protéger d’un éventuel locataire malhonnête et indésirable.

Pour tenter d’identifier un document falsifié, à l’heure de « Photoshop » cela peut relever d’une mission impossible. Après, tout le monde n’est pas un professionnel de la retouche d’image ou de document ! Ainsi, un document modifié peut apparaitre mois « nette » qu’un document officiel. Si par exemple des chiffres ne sont pas alignés, si la police d’écriture change dans le document ou semble un peu flou … cela peut être un signe de falsification.

Etape 7 : Dans quel ordre procéder !? 

En générale, le bail contient toutes les modalités des différentes étapes de la mise en location.

Voici un ordre de marche à suivre à la fois équitable pour le propriétaire et le locataire :

1/ Signature du bail et dépôt du dépôt de garantie.

2/ Encaissement du dépôt de garantie, ce qui permet de bloquer la « réservation » de l’appartement et permet de valider le compte bancaire du locataire dans le cas d’un chèque ou d’un virement.

3/ Etat des lieux …

4/ … et remise des clefs dans la foulée.

5/ Puis versement et encaissement du 1er loyer le jour de la remise des clefs.

Etape 8 : Dépôt de garantie et loyer : chèque, espèce ou virement bancaire ?

Pour le dépôt de garantie, une bonne stratégie consiste à privilégier le cash ou le chèque. L’avantage est de pouvoir encaisser tout de suite, sans attendre un virement qui peut mettre plusieurs jours. En effet, le temps que le locataire procède au virement il pourrait très bien se désengager et vous aurez perdu dans ce cas-là plusieurs jours de recherche de locataire.

L’avantage du chèque est également d’avoir accès aux coordonnées bancaires du locataire et à son adresse, ce qui est rassurant.

Pour le loyer, un virement bancaire permet d’avoir l’esprit tranquille. Un virement bancaire d’accord, mais pas n’importe lequel : opter pour un virement automatique ! Il faut éviter le virement manuel qui nécessite l’intervention du locataire. Dans le cas d’un virement manuel, tout comme pour l’envoi d’un chèque destiné à régler un loyer, il faut que le locataire soit suffisamment organisé et discipliné pour que celui-ci procède au virement avant la deadline indiquée dans le contrat de bail. Cette deadline ou date limite de règlement du loyer est indiquée dans le contrat de bail sous la forme « loyer à régler avant le » … 05 du mois ou 10 du mois … . Ainsi, il y aura toujours un risque d’oubli ou de retard de paiement dans le cas d’un règlement par chèque ou par virement manuel.

Ainsi voici la méthode que je préconise pour limiter le risque d’impayé par étourderie ou mauvaise foi du locataire : Il s’agit de négocier à l’avance, c’est-à-dire au moment de la signature du bail, la mise en place d’un virement automatique.

Pour cela, voici la démarche à suivre :

  1. Demander le RIB du locataire au moment de la constitution du dossier de location
  2. Rédiger en 2 exemplaires d’une demande de virement automatique sur votre compte au nom du locataire et l’imprimer
  3. Expliquer au locataire tout l’intérêt de mettre en place un virement automatique pour le règlement du loyer : gain de temps pour lui, cela évite les oublis qui peuvent arriver à tout le monde, et pour vous, c’est l’idéal car vous n’avez pas forcément le temps d’aller courir à la banque encaisser les loyers tous les mois, le virement permet de faire cela automatiquement !
  4. Faite signer les 2 exemplaires du document au locataire, remettez-lui un exemplaire afin qu’il le dépose à sa banque, et garder le second pour déposer par vous-même le second exemplaire du document à cette même banque afin de vous assurer que la demande ait bien été faite.
  5. Et voilà, vous n’avez rien à gérer en terme d’encaissement des loyers, celui-ci se fera tous les mois à date fixe, ce qui vous permet en outre d’automatiser l’envoi de la quittance à date fixe également, par exemple en utilisant un système d’e-mail programmé à l’avance !

Etape 9 : Comment choisir son locataire lorsqu’on a plusieurs demandes de visite ?

  1. Choisir celui qui a un dossier complet avec tous les documents exigés
  2. Privilégier ceux avec un contrat de travail stable depuis plusieurs mois et si possible plusieurs années, ou avec des expériences professionnelles sans période d’arrêt, ce qui montre que le locataire est en capacité de trouver du travail rapidement.
  3. Privilégier les étudiants avec garant(s) : parents ou famille proche. Dans l’idéale, demandez les deux parents comme garants. Il faut savoir qu’en cas d’impayé de loyer, vous pourrez vous retourner vers les garants et dans le pire des cas, c’est à dire dans le cas d’une action en justice, les garants seront poursuivis pour le règlement des loyers, donc il est d’autant plus sécurisant d’avoir 2 roues de secours plutôt qu’une seule !
  4. Avantager les locataires réactifs, c’est-à-dire ceux qui vous ont envoyé leur dossier complet par mail rapidement. La réactivité est quelque chose à ne pas négliger car elle permet une communication efficace entre propriétaire et locataire. En cas de problème à régler dans l’appartement au cours de la location, il vous sera d’autant plus facile par exemple de prendre RD-vous avec un plombier si votre locataire vous indique le jour même ses disponibilités, sans attendre plusieurs jours avant d’avoir une réponse de sa part.
  5. Le feeling : privilégier un locataire avec qui vous vous sentez à l’aise, avec qui il est facile de communiquer. Eviter les locataires avec lesquels vous n’arrivez pas à vous faire comprendre du 1er coup et qui vous obligent à reformuler vos propos plusieurs fois, car cela sera source de problème.

Conclusion

J’espère que cet article vous aidera à choisir votre locataire en vous protégeant au maximum en tant que propriétaire bailleur.

Si vous louez en location saisonnière sur des plateformes comme Airbnb, vous pouvez trouver quelques astuces de choix des locataires dans l’article suivant (dans la partie « Comment gérer une demande de réservation sur Airbnb ? ») : http://investissementimmobilierfacile.com/comment-louer-sur-airbnb-guide-complet-2019/

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